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A gestão de projetos é uma ferramenta universal, que fornece um método para terminar projetos permanecendo dentro de um orçamento e de um período de tempo predefinidos, sem abrir mão da qualidade. Nesse sentido, ela oferece uma estrutura valiosa e altamente eficaz para os negócios.

Com a gestão de negócios, é possível identificar e focar nas prioridades, rastrear e medir o desempenho, superar desafios e questões, lidar com imprevistos à medida que eles surgem e alcançar maior desempenho e probabilidade de sucesso em cada empreendimento do mercado.

É claro que uma ferramenta tão poderosa como essa não pode ser ignorada pelas empresas, certo? Por esse motivo, nesse post veremos com detalhes as suas principais vantagens, e por que se trata de algo tão importante para todas as áreas. Acompanhe!

A gestão de projetos auxilia na estruturação dos negócios

Em primeiro lugar, devemos ressaltar que a gestão de projetos muito ampla, e pode ser utilizada por toda e qualquer área de atuação. Até porque todo negócio precisa de um bom planejamento para realizar suas tarefas com eficiência e qualidade, seja em marketing, logística, administração etc.

A partir daí, há três processos que fazem parte da elaboração dessa ferramenta: planejamento, controle e encerramento.

1. Planejamento

Basicamente, o processo de planejamento se dá quando as partes interessadas buscam captar e definir o trabalho que precisa ser realizado, traçando planos de ação, metas, criando um calendário, entre outros.

2. Controle

Já os processos de controle e monitoramento estão relacionados com a documentação de rastreamento e escopo, além da desaprovação ou aprovação de mudanças do projeto.

3. Encerramento

O encerramento, por fim, inclui uma auditoria dos resultados do projeto e uma avaliação do que foi alcançado em relação ao plano original.

Melhora a tomada de decisão

Para podermos tomar boas decisões, de modo geral, o essencial é que tenhamos acesso a dados de qualidade, certo? É exatamente por isso que o estudo de visibilidade é importante — seja da perspectiva tática, de baixo para cima, ou da perspectiva estratégica, de cima para baixo.

Os benefícios gerados pela gestão de projetos dizem respeito às capacidades de se conduzir as melhores decisões para o negócio. Se sua empresa tiver um bom controle em cima das métricas dos projetos passados, por exemplo, será muito mais simples de prever futuros fatores, como as melhores formas de utilização de recursos.

Já quando se consegue um controle adequado sobre o que acontece com os seus projetos atuais, torna-se possível identificar quais trabalhos contribuem satisfatoriamente para seus objetivos corporativos, e quais não.

Enfim, a finalidade dessas análises, em última instância, é garantir uma tomada de decisão baseada na racionalidade. Isso significa, para os gestores, ter um processo que lhes permita agir conscientemente sobre os diferentes aspectos do negócio.

Ajuda no gerenciamento de riscos

Quanto ao gerecimento de riscos de um projeto, o primeiro passo é identificar quais são os riscos presentes em seu negócio. E essa etapa da gestão de projetos requer um modo aberto de pensar, que se concentre em possíveis e prováveis cenários.

Quanto a isso, há dois principais aspectos a serem identificados: pessoas e documentos. “Pessoas” diz respeito à sua própria equipe — que traz, ao longo de suas carreiras, experiências pessoais e profissionais.

Mas, também, há de se considerar os especialistas fora de seu projeto, que têm um histórico do tipo de trabalho ou de problemas que você está enfrentando. Eles podem revelar algumas armadilhas que você vai encontrar, ou certas oportunidades de ouro que podem não ter passado por sua mente até então.

Nesse sentido, as reuniões de equipe — ou brainstormings de risco — são os métodos mais comuns para descobrir riscos conhecidos e que podem afetar os seus processos.

Já quanto aos documentos, a história é diferente. Afinal, os projetos tendem a gerar um número significativo de documentos (mesmo os eletrônicos), que contêm riscos do projeto.

Eles podem até não ter esse nome, mas alguém que os lê cuidadosamente consegue encontrá-los. E, nesse caso, o planejamento de projeto, os cases de negócios e o planejamento de recursos são bons índices.

Agora, com essas ferramentas, é possível identificar todos os riscos na gestão de projetos? Provavelmente, não.

No entanto, se você combinar uma série de diferentes métodos de identificação, é provável que encontre a grande maioria deles. E se souber lidar com eles corretamente, terá tempo suficiente para agir sobre os riscos inesperados.

Fortalece a maximização de recursos

Outro grande benefício da gestão de projetos está na sua capacidade de maximizar recursos. Isso se dá pois a rentabilidade organizacional está diretamente ligada à eficiência do gerenciamento de projetos e à ótima utilização dos recursos.

Ou, em outras palavras: as organizações que lutam com uma, ou ambas as competências essenciais, normalmente experimentam excessos de custos, atrasos de agendamento e clientes infelizes.

Então, para garantir o melhor resultado possível com a gestão de projetos, é preciso que o gestor faça algumas perguntas a si mesmo antes de iniciar os investimentos no negócio, tais como:

  • Qual é o benefício e o custo que o projeto traz ao negócio?
  • Por que o projeto é importante e deve ser financiado?
  • Onde o projeto precisa ser implementado?
  • Quando pode ser implementado?
  • Quem é obrigado a implementar o projeto?
  • Como ele pode ser implementado com sucesso?

E saber usar essas boas ferramentas de negócios ajuda as organizações a dominar a utilização de recursos na gestão de projetos, por meio de:

  • alinhar as tarefas corretas com os recursos adequados com base em habilidades e disponibilidades;
  • melhorar os esforços de rastreamentos para que os recursos não sejam usados apenas para fazer o trabalho, mas para fazê-lo dentro das especificações, como orçamento e prazo;
  • melhorar a colaboração dos funcionários locais, remotos e grupos de trabalho.

Em última análise, uma gestão de projetos adequada ajuda as organizações a estabelecer e manter os recursos adequados e a excelência dos trabalhos, o que impulsiona a rentabilidade e garante o sucesso a longo prazo.

Enfim, gostou do post? Esperamos que nossas dicas sobre a gestão de projetos tenham ficado mais claras para você. Agora, quer ficar sempre por dentro dos nossos conteúdos e receber as melhores notícias em primeira mão? Então, aproveite para assinar a nossa newsletter!

 

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